不動産業界の業務内容を紹介！ツールの活用で効率化しよう

不動産業界は、様々な業種の企業により構成されています。 それぞれの企業が担う役割や業務内容は異なりますが、いずれの企業においても業務の効率化は必須です。 そこで今回は、不動産業界を支える企業の業務内容や抱える問題、業務効率化のためにツールを選ぶポイントについて解説していきます。

まずは、不動産業界にはどんな企業があるのか、それぞれの役割や業務内容について説明します。

オフィスビルやマンション、商業施設や一戸建て住宅を開発、建設してする業務を不動産開発といいます。 なかでも、街の再開発やリゾート開発、大型商業施設やマンションの開発などの大規模な不動産開発を行う企業をデベロッパーと呼び、行政機関や建設会社など、さまざまな企業をとりまとめながら開発を進めていくのが業務内容です。

デベロッパーや不動産開発会社が建てた物件について、宣伝や販売を行うのが不動産販売会社です。 物件の案内や住宅展示場の運営などの業務をメインとした不動産販売専門の企業がある一方で、デベロッパーや戸建て住宅を専門に取り扱うハウスメーカーなどが、開発から販売業務まで担うケースもあります。

土地や建物のオーナーと入居希望者をマッチングさせる業務を担うのが、不動産仲介会社です。 不動産販売会社は買主から手数料を受け取ることはありませんが、不動産仲介会社は売主と買主からそれぞれ仲介手数料を受け取る仕組みとなっているのが特徴です。 不動産仲介会社は全国展開をする大手の企業から、個人で行う街の不動産屋さんまで、規模はさまざまですが、集客や物件の査定・選定、ローンの手引きや契約など、業務内容は多岐に渡ります。

不動産物件の管理を行っているのが、不動産管理会社です。 土地や建物の所有者はオーナーですが、設備のメンテナンスや入居者への対応、清掃などの煩雑な業務は不動産管理会社が担当していることも珍しくありません。

不動産業界にはさまざまな企業がありますが、業界全体で共通する問題を抱えています。 アナログ文化が根強く残る不動産業界では、物件情報の非効率なExcel管理がいまだに横行しており、部署間の連携が取りづらい状況が続いているのです。営業部門と管理部門、各エリア担当など部署間での情報共有が上手く行かず、余計な時間を消費してしまうケースも少なくありません。 しかし最近では、物件管理ツールを導入することで、業務の効率化を図ろうという動きが広まりつつあります。データやデジタル技術の活用により、製品やサービス、ビジネスモデルに変革を起こすDX（デジタルトランスフォーメーション）はさまざまな業界で注目されていますが、不動産業界は特にDX化が必要とされている業界です。

物件管理ツールの導入によってDX化を進めたい、業務効率化を図りたいと考えながらも、ツールをどのように選べば良いか分からないという方も多いでしょう。 そこでここからは、不動産業界の業務効率化に適したツールを選ぶためのポイントについて紹介します。

土地や建物など、不動産物件に関する資料や顧客情報などは、部署をまたいで情報の共有ができたほうが、効率が良くなるケースも多いです。しかし、紙の資料を貸し出したり、持ち運んだりすると管理が煩雑になり、紛失してしまうリスクや最新ではない情報を共有してしまう可能性もでてくるでしょう。 そのため、物件管理ツールを導入するときは、自社で扱う物件資料や顧客の情報について、より簡単に最新の情報を部署をまたいで管理・共有できるものを選ぶのがおすすめです。情報の共有がしやすくなるのはもちろん、Excelよりも分かりやすく管理し、PCやスマホを使って簡単に共有できれば、業務の効率化にもつながるでしょう。 エリアの担当替えなどもスムーズに行うことができるため、引き継ぎの際にも無駄な手間を省くことができるでしょう。

いくら機能が充実した物件管理ツールを導入しても、一部の社員しか使いこなせないようでは意味がありません。また、操作が難しいツールは導入時に研修が必要となるため、余分なコストや時間がかかる点も注意が必要です。 物件管理ツールを導入するときは、操作が簡単で視覚的にも分かりやすく、誰でもすぐに使いこなせるようになるものを選びましょう。 Excelなどの表計算ソフトは、入力業務は簡単にできても、マクロの記録など難しい操作も多く、一部の社員しか使いこなせないという問題があります。入力からデータ分析、共有などの全ての操作を簡単に行えるツールを導入すれば、一部の社員に負担が集中してしまうこともありません。

物件管理ツールに蓄積した情報は、営業活動に役立てることができます。 そのため、物件管理ツールは、外回り中の営業社員がより便利に活用できるよう、外出先からでもアクセスできるものを選ぶのがおすすめです。 PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどマルチデバイスに対応したツール、端末にインストールする必要がないクラウド型のツールを選んでおくと安心です。

不動産物件や顧客の情報の中には、部署間での情報共有が必要なものがある一方で、「部署内だけで使用したい」「自分だけで使用したい」という情報があるのも事実です。 そこで重要となるのが閲覧制限の機能です。情報ごとに閲覧できる範囲を限定できる物件管理ツールなら、あらゆる情報を安心して管理することができます。 物件管理ツールを選ぶときは、「共有できること」だけに注目せず、「閲覧制限がかけられること」にも意識を向けると良いでしょう。

不動産業界には、さまざまな業務を担う企業が存在しますが、いずれの企業においてもDX化による業務の効率化は必須となります。部署をまたいでの情報共有や物件・顧客情報の管理が1つのツールで可能になれば、無駄な時間の消費が減り、生産性もアップするでしょう。 不動産業界のDX化に適したツールを選ぶときは、地図に連動したものを選ぶことも重要なポイントです。不動産業界では地図の活用が必須となるため、物件情報や顧客情報、営業活動記録などさまざまなデータをひとつの地図に集約・マッピングできるツールがあれば、より業務効率化につながるでしょう。

Earth Finder Plus（物件管理パッケージ）は、物件管理や営業支援に必要なあらゆる情報を、地図上に登録・管理・共有ができるクラウド型の地図サービスです。 企業ごと、部門ごとに共通の地図を作成することができ、地図データは誰もが使い慣れているGoogleMapsを活用しています。操作も簡単で視覚的にも使いやすいツールのため、業務の効率化に役立ててみてはいかがでしょうか。 Earth Finder Plus（物件管理パッケージ）について、詳しいサービス内容や料金、デモ利用に関しましては、ぜひお気軽にお問い合わせください。